Le calendrier des élections CSE expliqué simplement

La date de mise en place des prochaines élections ou de fin de mandats approche et il est nécessaire d’anticiper cette étape en s’interrogeant sur le calendrier à décliner. Le calendrier électoral est à la fois encadré par la Loi et par la négociation du protocole d’accord préélectoral.

La date du scrutin
Selon l’article L.2314-5 du code du travail, le premier tour des élections a lieu dans la quinzaine précédant l'expiration du mandat qui expire. Un rétroplanning est donc impératif lorsqu’il s’agit d’une situation de renouvellement de mandat afin d’éviter toutes vacances du CSE. Il n’est donc pas possible d’attendre l’expiration des mandats pour relancer le processus électoral.

Si un second tour s’avère nécessaire (carence ou quorum non atteint), il doit intervenir dans un délai de quinze jours (art. L.2314-29 c. trav.).

Les opérations de vote sont donc enfermées dans un délai de quinze jours au plus.

L’information des salariés de la tenue de l’élection
Lorsque le seuil de onze salariés a été pendant douze mois consécutifs, l'employeur informe le personnel tous les quatre ans de l'organisation des élections par tout moyen permettant de conférer date certaine à cette information. Le document diffusé précise la date envisagée pour le premier tour. Celui-ci doit se tenir, au plus tard, le quatre-vingt-dixième jour suivant la diffusion.

Dès l’affichage opéré, un délai de butoir de quatre-vingt-dix jours s’ouvre donc.

Cette formalité d’affichage est déterminante notamment pour les entreprises dont l’effectif est compris entre 11 et 20 salariés car elle conditionnera ou non l’obligation d’inviter les organisations syndicales au protocole d’accord préélectoral. 

L’information des organisations syndicales de la tenue de l’élection, de la négociation du protocole d’accord préélectoral et de la présentation de la liste des candidats
En parallèle de l’information des salariés, l’article L.2314-5 du code du travail fixe les modalités d’information et d’invitation au protocole d’accord préélectoral des organisations syndicales. Cette information emporte également invitation à établir les listes de leurs candidats.

La forme de l’invitation dépend du statut de l’organisation syndicale et son implantation dans l’entreprise :
↪︎ Par courrier : les organisations syndicales reconnues représentatives dans l'entreprise ou l'établissement, celles ayant constitué une section syndicale dans l'entreprise ou l'établissement, ainsi que les syndicats affiliés à une organisation syndicale représentative au niveau national et interprofessionnel

↪︎ Par tout moyen : Les organisations syndicales qui satisfont aux critères de respect des valeurs républicaines et d'indépendance, légalement constituées depuis au moins deux ans et dont le champ professionnel et géographique couvre l'entreprise ou l'établissement concernés

La date à laquelle doit parvenir l’invitation dépend de la situation de première mise en place ou de renouvellement :
↪︎ Dans le cas d’une première mise en place de l'institution, cette invitation est effectuée quinze jours avant la date prévue pour la réunion

↪︎ Dans le cas d'un renouvellement de l'institution, cette invitation est effectuée deux mois avant l'expiration du mandat des délégués en exercice

L’exception pour les entreprises dont l’effectif est compris entre 11 et 20 salariés
Pour ces entreprises, l’obligation d’inviter au protocole d’accord préélectoral des organisations syndicales ne naît qu’à la condition qu'au moins un salarié se soit porté candidat aux élections dans un délai de trente jours à compter de l’information des salariés de la tenue de l’élection. Cette procédure, destinée aux petites entreprises, est issue des dernières réformes du Code du travail.

En l’absence de candidats, c’est l’employeur qui fixera ensuite seul le calendrier électoral.

Les étapes préparatives aux scrutins
Le protocole d’accord préélectoral est le document central destiné à organiser le calendrier des élections. Plusieurs réunions peuvent être nécessaires pour finaliser sa signature.

Outre fixer avec précisions, les dates et heures du scrutin, le protocole d’accord préélectoral va définir :
↪︎ Le calendrier pour l’affichage des listes électorales (en pratique au moins quatre jours avant la date du scrutin puisqu’elle délai de contestation des listes électorales est de trois jours)

↪︎ La date limite de dépôt des listes de candidats et la date d’affichage par l’employeur

↪︎ Le calendrier de propagande électorale (par exemple, date de début et de fin de la, possibilité de faire de la publicité syndicale)

Le cas du vote électronique 
Le vote électronique doit, sauf exception (échec des négociations ou absence de délégué syndical), être précédé de la conclusion d’un accord collectif de groupe ou d’entreprise. Une phase préparatoire à la signature de l’accord est donc nécessaire afin de négocier l’accord.

La particularité du vote électronique est la possibilité d’étaler le vote sur plusieurs jours. 

Le cas du vote par correspondance
S’il est mis en place (par accord ou décision judiciaire), il est nécessaire d’allonger le calendrier pour tenir compte des formalités d’envoi et de réception du matériel postal. Un envoi tardif ou une réception tardive de ces documents peut, dans certaines circonstances, entraîner l'annulation des élections. Le protocole d’accord préélectoral est le document fixant ces délais. 

Le déroulement du scrutin
Même si cela n'est pas prévu expressément, il est évident qu'une fois fixés, la date, l'heure et le lieu du vote doivent être portés à la connaissance des salariés en temps utile de façon à permettre à chacun de voter.

L'élection a lieu pendant le temps de travail. Toutefois, un accord contraire peut être conclu entre l'employeur et l'ensemble des organisations syndicales représentatives dans l'entreprise, notamment en cas de travail en continu.

La durée pendant laquelle les bureaux de vote sont ouverts est déterminée en fonction du nombre d'électeurs de chaque collège, de façon à permettre un déroulement normal des opérations. Afin de tenir compte des conditions de travail des différentes catégories de salariés, cette durée peut être variable d'un collège à l'autre.

La clôture du scrutin 
L'employeur porte à la connaissance des salariés par tout moyen permettant de donner date certaine à cette information, le procès-verbal dans l'entreprise et le transmet dans les quinze jours, par tout moyen permettant de conférer date certaine à l’Administration du travail ainsi qu’au prestataire chargé de la centralisation des résultats. Cette dernière communique une copie du procès-verbal de carence aux organisations syndicales de salariés du département concerné.

Après la proclamation des résultats, l'employeur transmet, dans les meilleurs délais, par tout moyen, une copie des procès-verbaux aux organisations syndicales de salariés qui ont présenté des listes de candidats aux scrutins concernés ainsi qu'à celles ayant participé à la négociation du protocole d'accord préélectoral. 
De la même façon, si le scrutin n’a pas abouti, un procès-verbal de carence est établi par l'employeur et transmis dans les mêmes formes. 

Résumé
De manière successive, il est possible de résumer les étapes comme suit :
↪︎ Information du personnel et des organisation syndicales de la tenue prochaine des élections

↪︎ Invitation à participer à la réunion du protocole d’accord préélectoral

↪︎ Réunion(s) de négociation du protocole et signature et, le cas échéant, de l’accord encadrant le vote électronique

↪︎ Appel à candidatures pour le premier tour

↪︎ Affichage des listes électorales

↪︎ Affichage des listes des candidats

↪︎ Propagande électorale

↪︎ Date butoir des candidatures pour le premier tour

↪︎ Mise en place du vote par correspondance ou du vote électronique

↪︎ Déroulement du scrutin du premier tour

↪︎ Appel à candidatures pour le second tour

↪︎ Date butoir des candidatures pour le second tour

↪︎ Déroulement du scrutin du deuxième tour si besoin

↪︎ Proclamation es résultats

↪︎ Diffusion et affichage de procès-verbaux